Pútavá prezentácia – Vaša šanca byť úspešný

Patríte medzi tých zamestnancov, ktorí od svojich nadriadených dostali za úlohu pripraviť prezentáciu? Je to pre Vás nová skúsenosť? Chcete zaujať, no neviete ani, ako začať?

Trápia Vás otázky, ako vytvoriť prezentáciu tak, aby bola účelná, vyvážená, výstižná, prehľadná a jasná, ako ňou vzbudiť záujem u poslucháčov, ako udržať ich pozornosť, akým chybám sa pri prezentácii vyhnúť, či ako ju správne ukončiť?

Ak patríte medzi tých zamestnancov, pre ktorých je vyjadrovanie sa na verejnosti tou najobávanejšou pracovnou činnosťou, je položenie si týchto základných otázok úplne prirodzené.

A čo je to vlastne tá prezentácia?

Ide o text, spravidla pripravený v písomnej, avšak podaný v ústnej forme. Prezentácia je vystúpenie rečníka pred publikom s vhodne spracovanými informáciami a podpornými materiálmi, ktoré si pripravil na názornejšie odovzdanie informácií, zvýšenie pozornosti publika a vlastnú oporu.

Ak chcete mať úspešnú a pútavú prezentáciu, musíte si uvedomiť, že prezentovať len textom a obrazom nestačí. Publikum je potrebné upútať slovom i zvukom. V pozícii rečníka beriete počas prezentovania na seba tú najdôležitejšiu úlohu. Komunikujete, vytvárate a udržujete kontakt s publikom, máte možnosť ho ovplyvniť a reagovať na jeho námety, postrehy, či pripomienky. Prezentácia Vám umožňuje poslucháčom sprostredkovať nové informácie, propagovať výrobky, služby, myšlienky, či viesť školenia.

Len pre zaujímavosť, najviac informácií, až 75 %, získavame pomocou zraku, následne pomocou sluchu 11 % a hmatu 7 %. Pokiaľ ide o životnosť informácií, až 55 % informácií, ktoré si zapamätáme, prijmeme vizuálne, 38 % informácií si pamätáme na základe počutia a z textovej informácie si pamätáme len 11 %.

Ak nemáte dostatok skúseností s tvorbou prezentácií, mate problémy s vyjadrovaním sa, či pociťujete neistotu a stres, lebo pri prezentovaní ste stredobodom pozornosti, je potrebné venovať príprave prezentácie dostatočnú pozornosť.

V rámci plánovania a prípravy prezentácie je ako prvé potrebné zadefinovať si cieľ, ktorý má Vaša prezentácia splniť a položiť si otázky: „Čo presne chcem povedať? Ako to môžem sformulovať vo vete?“

Následne je potrebné vybrať druh a množstvo informácií, ktoré chcete poskytnúť, charakterizovať ďalšie oblasti nevyhnutné na pochopenie problematiky a zvážiť si časové možnosti. Aj v tejto etape si môžete položiť otázky: „Sú tie informácie naozaj nutné? Vynechám ich, alebo naopak doplním ďalšie?“

Druhou dôležitou oblasťou je publikum, ktorému má byť prezentácia určená. Je potrebné, aby ste si zistili informácie o tom, aký typ poslucháčov sa zúčastní na Vašej prezentácii, v akom veku a počte, z akých dôvodov sa podujatia plánujú zúčastniť (povinnosť, záujem), či poznajú problematiku, prípadne, čo očakávajú.

Základnou požiadavkou na akúkoľvek prezentáciu je dodržanie štruktúry (úvod, hlavná časť a záver).

Úvod – mal by tvoriť cca 10 % vymedzeného času. Dáva Vám priestor na predstavenie sa a oslovenie poslucháčov. Jeho cieľom je upútať ich pozornosť a stručne ich oboznámiť so smerovaním prezentácie, s problematikou, cieľmi a fázami prezentácie.

Hlavná časť (jadro) – mali by ste jej venovať cca 80 % vymedzeného času. Obsahuje hlavné body prezentácie, ktoré sa rozvádzajú v logickom slede tak, aby bola zachovaná premyslená stavba prezentácie. Počas prezentácie je dobré, ak zdôrazníte svoj vlastný pohľad na problematiku, využijete príklady, či ilustrácie, no dbajte na to, nech sa neodkloníte od témy. Improvizovať počas prezentácie si môže dovoliť len skúsený rečník.

Záver – mal by tvoriť cca 10 % vymedzeného času. Jeho zmyslom je stručne zopakovať dôležité informácie, či hlavné body prezentácie. V poslucháčovi by mal zanechať silný dojem. Štandardne sa na záver prezentácie poďakuje za pozornosť. Nič tým nepokazíte, no zároveň ani nebudete originálny. Niekedy, ak Vaši poslucháči neboli pozorní, znie to ako klišé. Preto pri dobrej prezentácii by v závere nemala chýbať z Vašej strany radšej výzva k diskusii a originálne ukončenie prezentácie.

K tomu, aby Vaša prezentácia bola pútavá a prehľadná, využite podľa možnosti najvhodnejšie dostupné vizuálne pomôcky, ktorými sú napr. dataprojektor, video, tabuľa, či textový materiál. Pri ich výbere nezabudnite na účel, ktorý sa má nimi dosiahnuť. Je treba si položiť otázku, či je Vašim účelom niečo vysvetliť, znázorniť, zhrnúť alebo len pobaviť.

Aj pri príprave vizuálnych pomôcok platí, že niekedy je menej viac. No treba byť pripravený aj na nečakané situácie, napr. v prípade technickej poruchy by ste mali mať vždy náhradné riešenie.

Náš tip
Dobrou pomôckou pri tvorbe prezentácie je využitie aplikácie prezi.com.

A ešte niekoľko užitočných rád

Upútajte pozornosť:

• originálnym titulkom svojej prezentácie, 

• príťažlivým typom písma, 

• primeranou veľkosťou písma, 

• vhodnou farbou písma. 

Sprehľadnite text:

• používaním číslovaných a nečíslovaných zoznamov, automatických tvarov, 

• ohraničovaním a podfarbovaním, 

• zvýrazňovaním písma. 

Vhodne vyberajte farby:

• dávajte pozor na jemné odtiene, viditeľnosť textu, odkazov a objektov na snímke, 

• všímajte si, či je dostatočný kontrast medzi farbou pozadia a farbou textu (tmavé pozadie a svetlý text alebo naopak). 

Zracionálnite rozsah a obsah textu:

• nepoužívajte rozsiahle textové odseky, 

• vytvárajte heslovité poznámky, vyhýbajte sa hromadeniu prídavných mien, 

• pamätajte si: menej je niekedy viac. 

Pozorne kontrolujte pravopis:

• nezabúdajte, že chyby v texte snímok sa neodpúšťajú, 

• používajte diakritické znamienka, 

• sledujte, či sa text neopakuje a či dátumy nasledujú v chronologickom poradí. 

Vzbuďte záujem:

• umiestnením nekonvenčného titulku na každú snímku, 

• používaním pútavých, netradičných otázok, ktoré aktivizujú, 

• používaním vtipných komentárov. 

Spestrite a oživte snímky:

• používaním kresieb, tabuliek, grafov, diagramov, fotografií a pod., 

• optimálnym rozmiestnením jednotlivých neobvyklých prvkov, 

• vkladaním zaujímavých nápisov a opisov. 

Efektívne pracujte s celým pracovným priestorom:

• pokrývajte celú pracovnú plochu, nenechávajte prázdne miesta, 

• „hluché“ miesta vyplňte rôznymi zaujímavými objektmi. 

Zachovávajte jednotnosť snímok:

• zvoľte si zo šablóny návrhov farebnú schému a tú používajte v celej prezentácii, 

• dajte si záležať na zladení pozadia a farebnosti obsahu snímok, nastavte ich správny grafický vzhľad. 

Zoraďte snímky v správnom poradí:

• prvá snímka informuje o téme prezentácie, jej autorovi, spoločnosti, ktorú zastupuje a dátume prezentácie, 

• druhá snímka informuje o obsahu, 

• posledná snímka informuje o použitých informačných zdrojoch. 

Dodržiavajte normy pri uvádzaní odkazov na informačné pramene:

• nestačí spomenúť, že informácie boli čerpané z kníh, novín, časopisov, z webových stránok a pod., 

• je nevyhnutné rešpektovať zásady využívania elektronických zdrojov, 

• odkazy je potrebné usporadúvať abecedne. 

Skúšajte svoju prezentáciu, aby ste mohli:

• zachytiť a odstrániť drobné nedostatky (napr. nefunkčné hypertextové odkazy, predimenzované animácie, neusporiadané poradie snímok a pod.), 

• overiť, či prezentácia spĺňa vytýčené ciele, 

• zistiť časovú reláciu. 

Udržujte koncentráciu po celú dobu prezentácie:

• uprednostnite fakty pred nezáživnými „omáčkami“, 

• zameriavajte sa na zaujímavosti súvisiace s prezentáciou. 

Vystupujte tak, aby ste:

• si získali poslucháčov hneď na začiatku, 

• prezradili v úvode, o čom prezentácia bude, 

• udržiavali zrakový kontakt a využívali posturiku, gestikuláciu, proxemiku, hlas, intonáciu, tempo, pauzy, 

• nečítali iba texty z obrazovky, 

• hovorili zreteľne, jasne artikulovali,

• nepoužívali frázy, ale vlastné slová a ak poslucháči nie sú odborníci, tak nepoužívajte odbornú terminológiu, 

• vyhýbajte sa citoslovciam a opakujúcim sa slovám, nahrádzajte ich synonymami. 

Pri prezentovaní v tíme:

• predstavte seba aj kolegov, 

• v stručnosti uveďte tému nasledujúceho rečníka, 

• neodchádzajte, postavte sa bokom, 

• nezasahujte do prejavu druhého rečníka, 

• netvárte sa nezainteresovane. 

V rámci diskusie:

• ak nepoznáte odpoveď, nesnažte sa odpovedať, 

• tvrdenia podložte faktami, 

• odpovede smerujte všetkým, nielen pýtajúcemu sa poslucháčovi, 

• dajte dostatočný priestor na otázky. 

Nezabudnite:

• poslucháči si často vytvárajú úsudok na základe zovňajšku a spôsobu prejavu, preto treba patričnú pozornosť venovať aj oblečeniu. 

Na záver snáď už len posledná rada. Nedostatok vedomostí Vám nenahradí ani pútavá a jasná prezentácia. Preto sa snažte byť zamestnancom s vedomosťami a zručnosťami, ktoré budete vedieť v praxi čo najlepšie využiť.

A nezabudnite na citát, ktorý hovorí: „Úspech je len malý prejav toho, ako sa snažíme!“